La finalità del nuovo sistema documentale è di sviluppare e mettere a disposizione degli utenti un set completo di servizi, erogati in modalità desk e mobile, che comprende produttività individuale, collaborazione in team, gestione dei contenuti, automazione dei processi e flusso di lavoro dei documenti
Il progetto “Nuovo Sistema Documentale - DocSpace” mira a favorire la transizione digitale della PA in termini di dematerializzazione dei processi ed efficientamento dell’attività lavorativa del Dipartimento del Tesoro, degli Enti Pubblici, Privati e dei Cittadini interessati, agevolando l’implementazione di modalità lavorative agili trasversali e consentendo la continuità operativa durante e dopo l’emergenza pandemica.
Il nuovo sistema documentale prevede un set completo di servizi, erogati in modalità desk e mobile, che comprende produttività individuale, collaborazione in team e la gestione dei contenuti.
Il Nuovo Sistema Documentale prevede l’automazione dei processi e del flusso di lavoro dei documenti consentendo la riduzione dei tempi di lavoro.
Il nuovo documentale include funzionalità di intelligenza artificiale (AI) efficaci per la comprensione dei contenuti e l'automazione dei processi.
La scelta di una piattaforma hybrid cloud consente al Dipartimento di essere più flessibile e veloce nel garantire nuovi servizi agli utenti e soprattutto nel garantire un'economicità sia in termini di transizione verde (dematerializzazione dei processi) e digitale.
La linea di intervento prevede la realizzazione del nuovo Sistema documentale del Dipartimento del Tesoro, attraverso una prima fase di assessment dei processi, seguita dalla proposta di ridisegno del nuovo sistema e la sua realizzazione. L'intervento introduce innovazioni sia dal punto di vista architetturale/tecnologico che da quello funzionale ed operativo, prevedendo inoltre l'integrazione con il servizio ALICE (servizio di Intelligenza Artificiale di classificazione documentale).
La linea di intervento prevede la realizzazione delle integrazioni tra il Sistema documentale con le applicazioni verticali che interessano utenti della PA e Cittadini dal punto di vista della sostenibilità sociale, dello sviluppo economico, della transizione verde e digitale. Nello specifico le integrazioni riguardano il colloquio con le seguenti applicazioni: Gestione debito italiano (GEDI), Gestione transazioni commerciali per traffico armamenti (SIGMA DT), Gestione illeciti finanziari (e-FIM), Gestione Sanzioni Finanziarie Internazionali (GeSafin), Gestione contabilità dei Conti Correnti dei trasferimenti dei passaporti in Valuta Estera (CCVT), Gestione Fondo Antiusura (GFA), Gestione partecipazioni (Partecipazioni), Escussione Garanzie dello Stato (e-Garanzie).
La linea di intervento prevede la realizzazione di un app mobile che abilita gli utenti autorizzati a prendere visione del libro firma e ad effettuare le principali azioni di Firma remota, Firma automatica, Sigla, Approvazione e Rinvio per modifica. L'app è per dispositivi Tablet con sistemi operativi iOS e Android, disponibile su Google Play per piattaforme Android e su distribuzione Enterprise per le piattaforme Apple.